Pemanfaatan E-Surat dan Basis Data Pada Sistem Informasi ‘Aisyiyah DKI Jakarta Sebagai Penunjang Kegiatan Organisasi

Abstract

‘Aisyiyah merupakan organisasi perempuan Muhammadiyah. Pada tanggal 13 Desember 1989 Pimpinan Pusat ‘Aisyiyah membentuk Pimpinan Wilayah ‘Aisyiyah (PWA) DKI Jakarta. PWA DKI Jakarta melingkupi 5 Pimpinan Daerah ‘Aisyiyah (PDA), 53 Pimpinan Cabang ‘Aisyiyah (PCA) dan 218 Pimpinan Ranting ‘Aisyiyah (PRA). Saat ini terdapat Sistem Informasi PWA DKI Jakarta untuk menunjang kegiatan organisasi, akan tetapi masih terdapat kekurangan pada beberapa field terkait basis data, sehingga informasi yang dikumpulkan tidak terlalu lengkap. Pada sistem tersebut juga belum terdapat pengaturan periode sehingga tidak dapat dilakukan filter program kerja berdasarkan periode. Disamping itu juga dalam penyebaran informasi masih dilakukan secara manual sehingga menyulitkan dalam pencarian Kembali dokumen surat menyurat. Dalam pengabdian masyarakat kali ini dilakukan pengembangan terhadap sistem informasi yang telah ada dengan menambahkan fitur periode serta melengkapi field terkait basis data kader, amal usaha, kepengurusan, serta informasi PRA dan PCA. Disamping itu juga ditambahkan fitur e-surat untuk menunjang kegiatan administratif. Berdasarkan hasil uji coba menggunakan blackbox testing diperoleh hasil bahwa dengan penambahan filed pada basis data kader, amal usaha, kepengurusan, serta informasi PCA dan PRA dapat lebih melengkapi basis data ‘Aisyiyah di lingkungan DKI Jakarta. Sementara itu penambahan e-surat memungkinkan untuk penyebaran informasi dan komunikasi surat menyurat melalui sistem. Seluruh dokumentasi surat menyurat tersimpan didalam sistem sehingga memudahkan dalam proses temu Kembali informasi. Dengan adanya perbaikan dan penambahan fitur pada Sistem Informasi PWA DKI Jakarta dapat dimananfaatkan untuk menunjang kegiatan organisasi.